Что делать, если мы подавали заявление в посольство на получение справки о несудимости

Не факт что вам ответят. Если посольство РФ то опыт у всех увы отрицательный... пробовать конечно можно, но будьте готовы к тому, что вам могут не ответить.

По емейлу мне пару недель точно отвечали, я даже и забыла уже

Мы подавали заявление и документы сразу и нам сказали, что на запись не приезжать, а потом позвонили и сказали, что всё готово. На всё ушло неделю. Было это в октябре. И писали им на имейл, сразу отвечали.

К дате записи вы НЕ едете. Это крайняя дата подачи документов. Отправили - теперь ждите звонка о готовности. На ближайший вторник вас и пригласят. И на звонки всегда отвечают. По крайней мере у меня никогда не было с этим проблем. Есть вопросы - набираю и узнаю.