Когда нет возможности подписать епаракстом (кончился срок) и нужно слать по обычной почте копии документов, нужно ли ставить на них подпись?

Мы ставили обычные подписи, да.

Если нужно «заверенную копию» (не апостилированную), думаю, так: в соответствии с установленным правилами Кабинета министров от 4 сентября 2018 года № 558, «Порядок разработки и оформления документов» (в верхнем правом углу первого листа копии пишут слово «копия», если копия документа удостоверяется физическим лицом, в заверяющую надпись включаются слова «копия верна», личная подпись и ее расшифровка, личный код, дата подтверждения). Kopija / Kopija pareiza.