Подскажите пожалуйста, если я не указала должность и фамилию сотрудника колледжа при отправке документов в WES с колледжа, могли ли из-за этого мне написать что, вы отправили не с официальной почты колледжа?

Нет, должность сотрудника значения не имеет, можно вообще ничего не писать, кроме информации в сабже, что это такой-то референс. Вам четко дали понять, что письмо отправлено не с официальной почти колледжа. Значит, на сайте колледжа указана другая почта, либо у колледжа вообще нет официальной почты.