вклеивать визу в Вене, подскажите, пожалуйста, там нужно записываться? И в каждый конверт по паспорту ложить?

Записываться не нужно, паспорт положить либо в конверт, либо в файле и заклеить скотчем (там если что мужчина подскажет, который говорит на английском). 1 конверт - 1 паспорта.