Запись на замену паспорта после заполнения онлайн заявления же? Или возможно записаться, а потом заполнить заявление? Уже забыла за 9 лет как это происходит.

При записи в консульстве нужно поставить галочку, что заявление уже заполнено, но это на вашей честности в принципе, технически можно заполнить уже после записи.