Вопрос по оформлению визы в Новую Зеландию. Принимающая сторона ( туроператор)

говорит, что можно к документам при подаче на визу приложить декларацию с их контактами. Она даст туроператору право обращаться к визовому офицеру с уточнениями по срокам готовности и т. п. виз гостей. Если кто-то подобное прикладывал, поделитесь опытом, в какой форме эту бумагу писали?