Можете подсказать, сторона которая приглашает в Японию, она должна находиться в Японии для сбора документов или же можно с другой страны ему собрать перечень документов ?

Вероятность, что кто-то даст вам ответ из своего опыта или просто точного знания вопроса равна 0.00000001

Но, если он может получить все необходимые документы находясь за пределами Японии, то в чем вы видите проблему? В силу нынешних обстоятельств здесь вы будете подавать не оригиналы, а копии, следовательно отследить копия с копии это или с оригинала, кмк, не представляется возможным