Вдруг кто знает – если подавались вдвоем на визу в Японию, может только 1 человек получить оба паспорта? Или нужна доверенность/оба человека?

документы без доверенности по-хорошему никто не отдаст)

Сделайте лучше доверенность, она в простой рукописной форме)

От руки можно, заверять не надо у нотариуса