Планируем переезды по Японии на скоростных поездах. подскажите, насколько заранее стоит брать билеты и через какой сайт? подходит ли юнионпэй карта газпромбанка для таких операций?

не подходит, там даже не все иностранные берет

Она вообще мало для чего подходит в нормальном мире, но иногда бывает работает.

На официальном сайте ее, естественно, не примут. Но можете попробовать через посредников типа Клук (дороже)

Заранее можно не брать, по опыту всегда в наличии есть свободные места. Оплачивать в терминале на станции проще всего наличкой, а ее можно снять (если закончилась) в любом комбини через банкомат (там Юнионпэй Гпб принимают)