Буду отправлять почтой паспорта на вклейку визы, а как они вернут их обратно? Может нужно положить деньги в конверт за отправку? В Берлин.

Это очень очень плохая идея. Если будут нужны с вас какие деньги, вы об этом узнаете, не переживайте.

Оплата только на счёт по реквизитам, в конверте квитанцию.

На сайте должно быть написано сколько стоит пересылка назад, вы должны сделать перевод и вложить Payment confirmation.