если есть российский паспорт , но человек живет в другой стране и у него внж, то документы и справки из какой страны ему собирать?

Из той где они есть и где дадут) ну странный вопрос. От того что он живёт в другой стране данные загсов и архивов в эту другую страну не переедут за ним.