При смене отеля/хостела уведомление делается день в день?

Желательно. Или в течение 3 х дней. Типа добирался туда( машина может сломалась или что-то ещё)

В течение 3-х дней с даты заезда в отель. И не иностранцем, а отелем или хостелом. Вы можете только копию у них попросить, но они не обязаны вам ее давать.