пришло письмо, что всвязи с недоносом документов нас объявляют отказавшимися от заявления и помещают а архив. Что делать?

У вас же должны быть бумаги с отметкой о приёме документов на доносе? Чеки, опять же. Отошлите им в ответ на это письмо сканы.