Подскажите, пожалуйста, если оформлять такс фри в магазине, паспорт нужен? Если, да, фото подойдет?

Да

Да, нужен. Но и фото подойдет( мы вообще обошлись только номером паспорта) а вот в аэропорту сверяют информацию из чека и данные паспорта. Кстати, в аэропорту возврат могут и в долларах вернуть( по выгодному для них курсу)