Подскажите пожалуйста как записаться на смену загранпаспорта в консульство РФ а Берлине? Может можете подсказать, когда лучше проверять?

Просто ждите и дальше проверяйте. у меня получилось через 2 недели. я выбрал 5-летний паспорт.

Записывайтесь на ближайшую дату, что будет. Затем обновляйте регулярно страницу. Бывает, что отказываются. Если вас смущает неделя ожидания, то хочется добавить, что 10-летний паспорт будет делаться несколько месяцев.