В какой момент необходимо сделать апдейт PoF в связи с увеличением семьи и предоставить актуальные выписки из банков? Есть ли опция обновить PoF ещё до расширения семьи без дозапросов ?

Вы уже после сабмита? Тогда подгружайте справки о новом PoF вместе с документами о новом члене семьи. Если заранее хотите это сделать - можете через веб-форму отправить новые справки, допишите, что скоро будет пополнение, и вы заранее показываете, что у вас есть деньги на обновленный состав семьи.