Подскажите, пожалуйста, а когда заполнять листок ( на получение паспорта)

, который выдали в посольстве после того, как забрали все документы на оформление визы в Японию? Дома? В посольстве на столике? Уже у окошка, когда отдают паспорт, или после всего? И если мы подавили документы вдвоём и я получаю паспорта за двоих, то в фамилии и имени получателя написать оба имени и фамилии или только свою?