Подскажите, если через 10 месяцев истекает загран паспорт и недавно получили ITA в канаду - когда лучше поменять паспорт - сейчас или уже после того как оформится все документы? Если поменять сейчас - это будет не сложно изменить потом в системе?

В системе ничего менять не надо. Кейс привязан не к паспорту, а к вам. Потом, когда сделают запрос на паспорта, просто пришлете новый паспорт. Если очень переживаете, то можете и через веб-форму потом дослать. Но это не принципиально. Паспорт в любом случае новый нужен будет, конечно.